Mise en place d’un extranet UX friendly pour les agents et élus

Sa mission consiste à prévenir, réduire, valoriser et traiter les déchets ménagers et assimilés sur l'ensemble du territoire. Ainsi, le syndicat dispose d'une importante quantité d'informations à diffuser, tant en interne qu'en externe.

Dans cette optique, le SYPP souhaite communiquer avec deux publics spécifiques :

• Les habitants de l'agglomération de Montélimar, ainsi que ceux de la Drôme et de l'Ardèche de manière plus générale. Il vise à les informer et à les sensibiliser sur le traitement des déchets.
• Les agents et élus du territoire, qui sont au cœur de l'action du syndicat. Il s'agit les engager, de les fédérer et de les impliquer dans les activités du syndicat.

Un outil polyvalent qui répond aux besoins des 2 publics

Le principal défi du projet consiste à créer un site web répondant aux besoins de ces deux entités. Pour cela, nous avons développé un site accessible au grand public afin d'informer et de sensibiliser les habitants. Ce site intègre également un extranet dédié à la communication interne des agents et élus, leur permettant ainsi de mieux collaborer et échanger des informations.

Gestion globale de l’extranet

Droits d’accès au contenu & création des comptes extranet

Le CMS utilisé pour développer ce site, Concrete CMS, offre un système de gestion avancée des droits d'accès, permettant de créer plusieurs groupes d'utilisateurs, chacun bénéficiant d'autorisations spécifiques : 

• les administrateurs du site, qui ont un accès complet à toutes les pages, 
• les autres groupes créés par les administrateurs, avec des autorisations limitées à certaines pages spécifiques, 

Enfin, l’ensemble des autres visiteurs ont seulement accès aux pages publiques. Cette fonctionnalité garantit une vision restreinte du contenu pour chaque utilisateur, assurant ainsi une sécurité renforcée à la fois pour la partie visible et pour l'interface d'administration du site. 

Sécurité de l’extranet

Qui dit extranet, dit sécurité ! 
Les utilisateurs doivent obligatoirement saisir un identifiant et un mot de passe valide pour s'authentifier. En cas d'échec, un message d'erreur est affiché. Après dix tentatives infructueuses, l'accès au compte est bloqué pendant 24 heures.

Le système de récupération permet à un utilisateur d’obtenir un nouveau mot de passe en cas de perte. L’utilisateur saisit son adresse email ainsi qu’un captcha, si les informations sont valides un email contenant un lien temporaire (valable une heure) permet d’accéder à un formulaire de réinitialisation de mot de passe.

En plus, pour assurer la sécurité, différents dispositifs sont mis en œuvre :

• Certificat SSL sur le compte utilisateur
• Les mots de passe ne sont pas stockés, seulement leurs empreintes.
• Blocage automatique du compte

Gestion de contenu grand public et de l’extranet

Il est devenu indispensable pour la plupart des propriétaires de sites Internet de pouvoir gérer eux-mêmes leurs contenus. C’est ce qu’offre Concrete CMS ! Le CMS constitue un atout majeur dans la gestion globale des contenus puisqu’il est flexible et facile d’utilisation grâce à son édition directement en front. 

En plus de l’édition de contenu des pages web accessibles publiquement par tous les internautes, le contenu de l'extranet est, lui aussi, entièrement modifiable. Il est possible d'ajouter, de modifier et de supprimer des pages dans l'arborescence.

Il permet de créer et gérer des événements et des activités que vous souhaitez rendre visibles pour les utilisateurs connectés.

Ce module comprend :

• Un affichage en liste ou sous forme de calendrier pour une visualisation personnalisée des événements.
• Une pop up détaillée pour chaque événement créé, affichant toutes les informations importantes telles que le titre, la date et la description. 
• Un affichage du mois, de la semaine ou du jour pour une vue d'ensemble flexible du calendrier.
• Des attributs supplémentaires personnalisés pour ajouter des informations spécifiques aux événements.
• Une gestion centralisée de tous les événements, incluant la possibilité de définir une plage de dates, une plage horaire, et de planifier des répétitions.

Grâce à ce module de calendrier intégré, le Sypp peut désormais profiter d'un outil efficace pour planifier, organiser et partager les comités ou réunions internes. 

Un espace documentaire pour partager des documents

Nous avons mis en place un espace documentaire, pouvant être utilisé à la fois sur le site public et dans l'extranet réservé aux agents. Ce module permet de partager les documents techniques, ainsi que des comptes rendus de réunions, de manière sélective. Ils peuvent être partagés en fonction des différents groupes d'utilisateurs sélectionnés, garantissant un accès contrôlé et adapté aux besoins du SYPP. Les documents sont soigneusement organisés en dossiers, incluant le nom du document ainsi que la date d'ajout.

Grâce à une gestion automatique des archives, les documents âgés de plus de trois mois sont automatiquement basculés dans une page d'archives, permettant de maintenir l'espace de téléchargement propre et bien organisé.

Un moteur de recherche performant est également inclus, facilitant la recherche dans le contenu des fichiers PDF ainsi que la recherche par date de publication. Cela permet aux agents, élus et techniciens de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin,

• Analyse du besoin client (cahier des charges) et benchmark des fonctionnalités possibles
• Proposition commerciale et budget
• Wireframes
• Maquettes graphiques
• Cahier des charges techniques
• Mise en place technique
• Intégration du thème (HTML / CSS / JS)
• Mise en place des modules (module calendrier et espace documentaire)
• Formation au back office
• Intégration des contenus
• Vérifications et recettage technique
• Mise en production