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Mise en place d’un extranet UX friendly pour les agents et élus

Nom du client
SYPP
Secteur
Collectivités et administrations
Début de la collaboration
septembre 2022
Activité
Service de gestion des déchets

Le SYPP, Syndicat des Portes de Provence, avait un site web vieillissant qu'il souhaitait moderniser.

Ils nous ont contactés pour créer un site internet, avec la volonté d'y ajouter un extranet. L'objectif de ce projet est d'améliorer leur communication, aussi bien auprès des habitants qu'envers leurs agents, techniciens et élus.

En mettant en place cette refonte, le SYPP vise à offrir une expérience en ligne plus fluide et attractive, tout en utilisant le site web comme un véritable outil de travail collaboratif pour les équipes internes.

Le challenge : concevoir un outil complet qui répond aux besoins de 2 typologies de cibles

Le syndicat réunit 7 Communautés de communes et 1 Communauté d'agglomération du sud Drôme-Ardèche et du nord Vaucluse, représentant 177 communes et 235 435 habitants. Il compte 9 agents qualifiés et engagés.

Sa mission consiste à prévenir, réduire, valoriser et traiter les déchets ménagers et assimilés sur l'ensemble du territoire. Ainsi, le syndicat dispose d'une importante quantité d'informations à diffuser, tant en interne qu'en externe.

Dans cette optique, le SYPP souhaite communiquer avec deux publics spécifiques :

  • Les habitants de l'agglomération de Montélimar, ainsi que ceux de la Drôme et de l'Ardèche de manière plus générale. Il vise à les informer et à les sensibiliser sur le traitement des déchets.
  • Les agents et élus du territoire, qui sont au cœur de l'action du syndicat. Il s'agit les engager, de les fédérer et de les impliquer dans les activités du syndicat.
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Un outil polyvalent qui répond aux besoins des 2 publics

Le principal défi du projet consiste à créer un site web répondant aux besoins de ces deux entités. Pour cela, nous avons développé un site accessible au grand public afin d'informer et de sensibiliser les habitants. Ce site intègre également un extranet dédié à la communication interne des agents et élus, leur permettant ainsi de mieux collaborer et échanger des informations.

Notre mission : intégrer dans le site grand public, un espace privé pour les agents et élus

Le site que nous avons développé se distingue par une fonctionnalité essentielle : un espace sécurisé spécialement conçu pour les agents et élus.

La collaboration comme objectif principal

Le site que nous avons développé se distingue par une fonctionnalité essentielle : un espace sécurisé spécialement conçu pour les agents et élus. Une fois connectés, ces derniers bénéficient d'un accès à des contenus exclusifs, leur permettant ainsi d'échanger des informations confidentielles dans un environnement protégé. Cette approche innovante a permis de concilier les besoins d'information du public tout en garantissant une confidentialité appropriée pour les parties prenantes internes.

Grâce à cet espace privé, les agents et élus peuvent collaborer efficacement, partager des documents sensibles et prendre des décisions stratégiques en toute sécurité. Cela renforce la cohésion et l'implication au sein du syndicat, favorisant ainsi une gestion optimale des déchets sur l'ensemble du territoire.

Offrir une expérience personnalisée et sécurisée à chaque utilisateur

L'intégration de cet espace privé dans le site grand public reflète notre engagement à personnaliser l’expérience client. Nous mettons en place des stratégies de personnalisation pertinentes, et nous nous efforçons de mettre en œuvre des solutions technologiques innovantes pour répondre aux besoins spécifiques de notre clientèle diversifiée.

Enfin, cette démarche démontre notre volonté de placer la sécurité et la confidentialité au cœur de notre approche, assurant ainsi la protection des données sensibles tout en favorisant la transparence et la communication avec le grand public.

Les fonctionnalités sur mesure de l’extranet

Gestion globale de l’extranet

Droits d’accès au contenu & création des comptes extranet

Le CMS utilisé pour développer ce site, Concrete CMS, offre un système de gestion avancée des droits d'accès, permettant de créer plusieurs groupes d'utilisateurs, chacun bénéficiant d'autorisations spécifiques : 

  • les administrateurs du site, qui ont un accès complet à toutes les pages, 
  • les autres groupes créés par les administrateurs, avec des autorisations limitées à certaines pages spécifiques, 

Enfin, l’ensemble des autres visiteurs ont seulement accès aux pages publiques. Cette fonctionnalité garantit une vision restreinte du contenu pour chaque utilisateur, assurant ainsi une sécurité renforcée à la fois pour la partie visible et pour l'interface d'administration du site. 

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Dans le cas de Sypp, pour accéder à l'extranet, l'administrateur du site doit préalablement créer les comptes des utilisateurs et les attribuer au groupe d'utilisateurs appropriés, ces comptes étant liés à la fonctionnalité décrite précédemment. 

Sypp a pu facilement mettre en place 3 groupes d’utilisateurs : 

  • Les élus
  • Les stagiaires
  • Les techniciens 

Sécurité de l’extranet

Qui dit extranet, dit sécurité ! 
Les utilisateurs doivent obligatoirement saisir un identifiant et un mot de passe valide pour s'authentifier. En cas d'échec, un message d'erreur est affiché. Après dix tentatives infructueuses, l'accès au compte est bloqué pendant 24 heures.

Le système de récupération permet à un utilisateur d’obtenir un nouveau mot de passe en cas de perte. L’utilisateur saisit son adresse email ainsi qu’un captcha, si les informations sont valides un email contenant un lien temporaire (valable une heure) permet d’accéder à un formulaire de réinitialisation de mot de passe.

En plus, pour assurer la sécurité, différents dispositifs sont mis en œuvre :

  • Certificat SSL sur le compte utilisateur
  • Les mots de passe ne sont pas stockés, seulement leurs empreintes.
  • Blocage automatique du compte

Gestion de contenu grand public et de l’extranet

Il est devenu indispensable pour la plupart des propriétaires de sites Internet de pouvoir gérer eux-mêmes leurs contenus. C’est ce qu’offre Concrete CMS ! Le CMS constitue un atout majeur dans la gestion globale des contenus puisqu’il est flexible et facile d’utilisation grâce à son édition directement en front. 

En plus de l’édition de contenu des pages web accessibles publiquement par tous les internautes, le contenu de l'extranet est, lui aussi, entièrement modifiable. Il est possible d'ajouter, de modifier et de supprimer des pages dans l'arborescence.

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Un calendrier partagé pour planifier des comités et réunions

À l’intérieur de l’extranet, nous avons utilisé le module natif du CMS pour mettre en place un calendrier partagé à disposition des agents, techniciens et élus.

Il permet de créer et gérer des événements et des activités que vous souhaitez rendre visibles pour les utilisateurs connectés.

Ce module comprend :

  • Un affichage en liste ou sous forme de calendrier pour une visualisation personnalisée des événements.
  • Une pop up détaillée pour chaque événement créé, affichant toutes les informations importantes telles que le titre, la date et la description. 
  • Un affichage du mois, de la semaine ou du jour pour une vue d'ensemble flexible du calendrier.
  • Des attributs supplémentaires personnalisés pour ajouter des informations spécifiques aux événements.
  • Une gestion centralisée de tous les événements, incluant la possibilité de définir une plage de dates, une plage horaire, et de planifier des répétitions.

Grâce à ce module de calendrier intégré, le Sypp peut désormais profiter d'un outil efficace pour planifier, organiser et partager les comités ou réunions internes. 

Un espace documentaire pour partager des documents

Nous avons mis en place un espace documentaire, pouvant être utilisé à la fois sur le site public et dans l'extranet réservé aux agents. Ce module permet de partager les documents techniques, ainsi que des comptes rendus de réunions, de manière sélective. Ils peuvent être partagés en fonction des différents groupes d'utilisateurs sélectionnés, garantissant un accès contrôlé et adapté aux besoins du SYPP. Les documents sont soigneusement organisés en dossiers, incluant le nom du document ainsi que la date d'ajout.

Grâce à une gestion automatique des archives, les documents âgés de plus de trois mois sont automatiquement basculés dans une page d'archives, permettant de maintenir l'espace de téléchargement propre et bien organisé.

Un moteur de recherche performant est également inclus, facilitant la recherche dans le contenu des fichiers PDF ainsi que la recherche par date de publication. Cela permet aux agents, élus et techniciens de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin,

Les étapes de la mise en place de l’extranet

  • Analyse du besoin client (cahier des charges) et benchmark des fonctionnalités possibles
  • Proposition commerciale et budget
  • Wireframes
  • Maquettes graphiques
  • Cahier des charges techniques
  • Mise en place technique
  • Intégration du thème (HTML / CSS / JS)
  • Mise en place des modules (module calendrier et espace documentaire)
  • Formation au back office
  • Intégration des contenus
  • Vérifications et recettage technique
  • Mise en production

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