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Collaborer avec une agence digitale Au hasard, nous

24 oct. 2019

Vous avez un projet digital. C’est merveilleux ! Maintenant il vous faut trouver une agence digitale pour le réaliser. Si seulement vous en connaissiez une...

Nous ? C'est quand même dingue comme le monde est petit non ? Alors c'est parti !

Comme on va faire un bout de chemin ensemble vers un but commun, une petite définition des rôles de chacun s’impose.
Nous, prestataire, nous engageons à tout mettre en oeuvre (écoute, créativité, réactivité…) pour que votre projet réponde à vos besoins, quitte parfois à sortir des sentiers battus quand c'est adéquat.
Vous, de votre côté, ne pourrez pas attendre que ça se passe. On aura besoin de vous, de votre collaboration tout au long de cette aventure.
Ne prenez pas peur ! Tout va bien se passer. Voici quelques conseils qui vous aideront à rentrer dans le personnage.

Définir l’objectif

Ca semble évident, présenté comme ça, mais c’est la base du projet et il faut que celle-ci soit bien stable pour que tout le reste puisse reposer dessus sans s’effondrer.

Séparez besoins et envies

Les premiers sont objectifs et déterminant pour tout le projet, tandis que les seconds, beaucoup plus subjectifs, voire superflus, peuvent facilement conduire à dérouter le projet et à perdre du temps sur des aspects de moindre importance.

Sur un projet dans lequel vous engagez, il est probable que le cœur tente parfois de prendre le pas sur la raison. Gardez cela en tête et questionnez vos besoins réels. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel.

Tri des idées

Priorisez

Une fois vos besoins définis, il va aussi falloir ordonner ces besoins par ordre de priorité.

D’une part, cela nous permettra d’identifier les points auxquels on devra accorder une attention toute particulière en termes de design, d’expérience utilisateur, de développement, etc.

D’autre part, lorsque des limites strictes de budget ou de date butoir s’en mêlent, ces dernières impacteront le temps total que l’on pourra passer sur le développement de votre produit (eh oui, c’est malheureux mais le temps c’est encore et toujours de l’argent).
Dans ces cas-là, il vaudra parfois mieux se concentrer sur un nombre plus réduit de fonctionnalités indispensables pour le lancement du produit. On ajoutera les fonctionnalités plus secondaires au cours de cycles de développement futurs.

Optimiser les échanges

Vous avez envie d’impliquer un maximum de personnes dans le processus de création du site web ?

C’est très louable ! Mais pas forcément judicieux.
Un projet digital est souvent assez long et comporte un certain nombre d’étapes intermédiaires, de rendez-vous, d’échanges divers et variés...
Qui dit plus d’interlocuteurs dit souvent confusion, informations pas ou mal transmises, avis contradictoires, etc.
Tous ces problèmes risquent de ralentir le projet et de créer de la tension entre les différents protagonistes, ce qui n’est bien entendu pas souhaitable.

Désignez un responsable projet

Tout au long du projet il y aura de nombreux moments où nous aurons besoin d’un retour de votre part, pour valider une étape, poser une question, etc. Pour tout cela, nous avons besoin de pouvoir communiquer en ligne directe avec vous.

Nous recommandons, dans ce but, de désigner un responsable projet par lequel transitera la majorité des communications entre nous.

De notre point de vue, éviter de nous disperser entre les interlocuteurs nous permet de nous focaliser sur l'objectif, de limiter les erreurs, et d’optimiser la gestion de projet chez nous, le tout en construisant une relation privilégiée avec vous via cet intermédiaire..

D’un point de vue interne, il jouera le rôle de chef d’orchestre, coordonnera les équipes sur le projet digital chez vous et organisera les réunions en interne de manière à ce que l’agenda défini avec nous suive son cours normal.
En outre, il aura entre les mains toutes les informations issues des échanges avec nous et pourra les distiller aux personnes concernées et garantir la continuité du projet.

Limitez les décisionnaires : less is more

Autant que possible, désignez une petite poignée de décisionnaires et définissez leur cadre d’expertise dans les décisions. Vous créerez un climat interne propice à la bonne marche du projet, dans lequel chacun peut délivrer sa propre expertise aux moments adéquats.

Checklist

Des retours groupés et précis.

Attardons-nous d’ailleurs quelques minutes sur ce dernier point.

Si vous nous envoyez vos commentaires pêle-mêle, dispersés sur une douzaine de mails, il sera fatalement plus long de les démêler et de les traiter.

Si une seule personne est en charge des communication avec nous, cette personne aura la vision globale des problématiques déjà définies, des choix déjà effectués, etc. Elle pourra donc synthétiser les retours des différents protagonistes, les dénouer, les filtrer selon leur pertinence et nous délivrer un mail de retours complet et organisé.

Apporter du soin à ces commentaires revêt d’ailleurs une grande importance, car plus limpides ils seront, moins grande sera la place laissée aux erreurs d’interprétation.

Veillez donc à ce que ceux-ci soient :

  • Clairs et précis : pensez à bien expliciter vos idées, les éléments concernés ;
  • Rationnels et focalisés : servent-ils bien vos besoins et le but final du projet ?
  • Non-contradictoires : pensez à confronter les idées entre-elles ;
  • Constructifs : dites-nous pourquoi, et proposez des alternatives si vous en voyez ;
  • Bienveillants : c’est toujours plus agréable.

 

Être impliqué

Ne ménagez pas vos efforts et ne nous laissez pas seuls, car au final, c’est vous le porteur du projet et sans vous, rien de peut avancer.

Suivez le projet de près.

Laisser le projet stagner chez vous, c’est l’assurance que tout le monde se démotive et perde son intérêt pour lui.

Gardez la tête dans le guidon jusqu’à la fin, si c’est possible. Vous conserverez ainsi une vision globale de ce qui a été accompli et ce qui reste à faire.

Dans les phases d’échanges ou de validation, faites vos retours dès que c’est possible, afin que la timeline se déroule de manière fluide.
Si vous vous chargez vous-même des contenus du site, veillez à les travailler au mieux afin que ceux-ci puissent être élégamment insérés dans le site dès que ce sera possible (nous vous conseillerons à ce sujet).

La tête dans le guidon

Posez des questions

Nous n’avons pas tous le même rapport au monde numérique, ni les mêmes compétences dans le domaine. C’est normal.

Nous tenons à ce que vous vous sentiez à l’aise pour poser des questions, nous faire part de vos doutes, c’est ainsi que nous pourrons mieux nous comprendre et communiquer. C’est l’une des bases d’une collaboration qui fonctionne.

De notre côté, nous vous poserons sans doute beaucoup de questions pour comprendre votre projet, pour mettre un pied dans votre domaine et pouvoir mieux vous aider, alors n’hésitez pas à en faire de même et à mettre un pied dans le nôtre.
Vos questions nous permettent d’ailleurs parfois de soulever un problème que nous n’avions pas envisagé (c’est surprenant, c’est vrai, mais nous ne sommes pas parfaits), ou de changer notre perspective et de voir le produit par le prisme d’un utilisateur avec des compétences différentes des nôtres.

Le mot de la fin

Ça fait beaucoup à encaisser ? Alors résumons simplement : dans l’ensemble, si vous êtes impliqué, organisé, cohérent dans vos choix, et ouvert à la communication, tout devrait bien se passer.
Après tout. ce n’est probablement rien de plus que ce qui vous est demandé dans votre propre domaine, pas vrai ?

Jaufrey
Jaufrey Web-tartineur dilettante

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